portal de gestión

01 Qué es el portal

El portal es la herramienta web para gestionar toda la operativa de incidencias de tu organización: triaje, asignación a equipos, seguimiento, comunicación con los usuarios e informes de rendimiento.

Está pensado para perfiles de gestión:

02 Acceso y navegación

Iniciar sesión

1. Abre el portal en tu navegador.
2. Introduce tu email y contraseña y pulsa Entrar.

El menú lateral

Toda la navegación está en la barra izquierda, agrupada en secciones:

Arriba a la derecha tienes el selector de idioma y el cambio de tema (claro/oscuro). Puedes colapsar el menú lateral para ganar espacio.

03 Panel (Dashboard)

La pantalla de inicio resume el estado de tu operativa de un vistazo:

• KPIs: incidencias abiertas, críticas, sin asignar, tiempos de resolución…
• Distribución por estado y tiempos de resolución.
• Top equipos y top categorías.
• Incidencias críticas abiertas y antigüedad del backlog.
• Tendencia de los últimos días.

Con el selector de período (7 / 30 / 90 días o un rango personalizado) ajustas la ventana de cálculo.

04 Incidencias

El listado

Tabla con todas las incidencias de la empresa. Puedes:

• Buscar por texto.
• Filtrar por estado, prioridad, categoría, subcategoría, equipo y fechas.
• Ordenar pulsando en las cabeceras de columna.
• Exportar a Excel o generar un informe PDF por incidencia.

Detalle de una incidencia

Al abrir una incidencia verás sus datos en pestañas:

• Detalle — descripción, categoría, prioridad, ubicación (con mapa), adjuntos… Puedes editar los campos, incluida la ubicación (buscando una dirección o moviendo el marcador).
• Gestión — asignar la incidencia a un equipo.
• Notas — comentarios públicos e internos.
• Historial — todo lo ocurrido, con fecha y hora.
• Horas — registros de tiempo dedicados.

Estados y acciones

Según el estado podrás asignar, resolver, cerrar, rechazar (con motivo), reabrir o cancelar la incidencia.

Crear una incidencia

1. Pulsa Nueva incidencia.
2. Completa título, descripción, categoría/subcategoría y prioridad.
3. Fija la ubicación: escribe una dirección y pulsa Buscar, o haz clic en el mapa para colocar el punto.
4. Guarda. Después podrás asignarla a un equipo.

Eliminar incidencias canceladas

Una incidencia cancelada puede borrarse definitivamente (con sus adjuntos e historial). Tienes dos vías: una a una desde el listado, o todas de golpe desde Administración → Almacenamiento → Mantenimiento.

05 Comunicaciones

Desde Comunicaciones → Avisos publicas comunicados que llegan a los usuarios (en la app, en su pestaña Avisos, y como notificación push).

1. Crea un aviso con su título y mensaje.
2. Elige el destinatario: toda la empresa, un rol, un equipo o un usuario.
3. Define la vigencia y publícalo.

06 Datos maestros

Categorías y subcategorías

Define las categorías con las que se clasifican las incidencias y, dentro de cada una, sus subcategorías. Puedes activarlas o desactivarlas.

Equipos

Crea los equipos de trabajo y asigna sus miembros. A los equipos se les asignan incidencias.

Contactos

Mantén el directorio de contactos que los usuarios ven en la app, incluido el grupo de emergencias.

07 Administración

Datos de la compañía

Nombre, logotipo, color de marca y datos de tu organización. El logo y el color se usan también en los informes y exportaciones.

Usuarios

• Invitar / dar de alta usuarios (mediante códigos de acceso que ellos introducen en la app).
• Asignar roles (reportador, técnico, proveedor, gestor…).
• Desactivar o reactivar cuentas y exportar el listado.

Plan y uso

Consulta tu plan contratado y el consumo frente a sus límites (usuarios, almacenamiento, incidencias…).

Almacenamiento

• KPIs de uso total y porcentaje sobre el límite.
• Desglose por año, por tipo de adjunto y tendencia mensual.
• Top incidencias por peso.

Mantenimiento

Al final de la página tienes la sección Mantenimiento, con la opción de eliminar todas las incidencias canceladas de la empresa de una vez. Muestra cuántas hay y pide una doble confirmación.

08 Informes

La sección Informes reúne el análisis de tu operativa. La mayoría permite elegir el período.

Mapa de calor de incidencias

El informe Mapa muestra la distribución geográfica de las incidencias: las zonas más «calientes» concentran más incidencias, lo que ayuda a detectar puntos conflictivos y tomar medidas.

• Filtra por período, estado, categoría y prioridad.
• Alterna entre la capa de calor y los marcadores: al acercarte, cada punto enlaza con el detalle de su incidencia.
• Un contador indica cuántas incidencias tienen ubicación y aparecen en el mapa.

09 Idioma y tema

Desde la barra superior puedes cambiar el idioma (Español, Català, English) y alternar el tema claro/oscuro. La preferencia se recuerda entre sesiones.

10 Preguntas frecuentes

¿Cómo doy de alta a un nuevo usuario?

En Administración → Usuarios. El usuario se une desde la app con el código de acceso de la empresa, y tú le asignas su rol.

¿Por qué una incidencia no sale en el mapa de calor?

Porque no tiene coordenadas. Edítala y fija su ubicación, o créala con ubicación desde el principio.

¿Puedo recuperar una incidencia borrada definitivamente?

No. El borrado definitivo (de canceladas) es irreversible.

¿Quién recibe las notificaciones de un aviso?

Los destinatarios que elijas al publicarlo (toda la empresa, un rol, un equipo o un usuario), en su app y por push.

¿Buscas la guía de los usuarios de campo? Consulta el manual de la app móvil.